Que es una hoja de calculo de inventario de bares?
Una hoja de calculo de inventario de barras es un documento tabular que se utiliza para rastrear el inventario y la rotacion de inventario en un bar. Puede ayudar a rastrear diferentes alcoholes, bebidas e incluso reservas de alimentos. Las hojas de calculo ayudan a llevar un recuento de la entrada y salida de las existencias. Ayudan a una empresa a controlar sus costos y a tomar mejores decisiones de compra.
5 formas en que una aplicacion de inventario puede vencer a una hoja de calculo de inventario de bar
Pero primero, que es una hoja de calculo de inventario de barras?
Antes de pasar a las hojas de calculo, hablemos un minuto para hablar sobre el inventario de barras y por que es importante para todo tipo de barras, ya sea una pequena empresa o una gran empresa. Los estudios muestran consistentemente que los restaurantes y bares rara vez mantienen inventario. No es sorprendente que el inventario sea una tarea tediosa y que lleve mucho tiempo. Pero evitar el inventario de barras solo puede provocar uno de los siguientes problemas- exceso de existencias, existencias muertas o desabastecimiento. Nada de lo cual es un buen augurio para el resultado final.
El inventario del bar es una tarea repugnante, pero necesaria. Ayuda a una empresa a asegurarse de que tiene suficiente de lo que vende y administra los costos senalando lo que no. Esto mantiene el negocio organizado y rentable.
La forma de hacer inventario de barras es contar las existencias de una barra dos veces. El momento del primer inventario se denomina inventario inicial, mientras que el segundo control de inventario se denomina inventario final. Se debe fijar un periodo de inventario. Puede ser una semana, quincena o mes, segun el volumen de producto y el tamano de la empresa.
El recuento de existencias se ha hecho tradicionalmente con una hoja de calculo de inventario de barras. Se trata de una hoja tabular con filas y columnas. Una barra puede mantener hojas de calculo separadas para las diferentes categorias de articulos que desea inventariar.
Por ejemplo, todos los licores pueden inventariarse en una hoja, todos los vinos en otra, y asi sucesivamente. Las filas de una hoja de calculo de licores pueden incluir licores por nombre de marca. Las columnas pueden enumerar detalles como el tipo de licor, el ano de fabricacion, el costo por botella, la cantidad, el costo total, las notas, los detalles del proveedor o cualquier otra cosa que el gerente del bar quiera agregar. Stocktake consiste en aumentar el recuento de botellas y el precio durante el periodo de inventario para comprender cuanto de un licor en particular se ha utilizado durante ese periodo de inventario y cuanto le cuesta a la barra.
Una mejora en las hojas de calculo de inventario de papel y boligrafo son las hojas de calculo digitales. Se trata de plantillas de hojas de calculo que se pueden descargar de Microsoft Excel, Google Spreadsheets o Apple Numbers. La ventaja de una plantilla de hoja digital es que es mucho mas versatil que el papel. Hecho en una tableta o computadora, le permite editar los datos del inventario y transferirlos por correo electronico o la nube a otros. La plantilla de inventario tambien puede hacer calculos de inventario limitados si las formulas para calcular el costo y las ventas se introducen en la hoja de calculo de inventario.
Las plantillas de inventario estan disponibles en linea de forma gratuita y se pueden personalizar segun los requisitos de un bar. Esto le ahorra a la barra la molestia de crear una hoja de calculo desde cero.
Uso de inventario: El uso de inventario es la cantidad de existencias utilizadas durante el periodo de inventario. El uso de inventario para un periodo determinado se calcula con la siguiente formula-
inventario inicial + inventario recibido -inventario final = uso.
El inventario recibido es el stock que ha llegado durante el periodo de inventario.
inventario inicial + inventario recibido -inventario final = uso.
El inventario recibido es el stock que ha llegado durante el periodo de inventario.
Una hoja de calculo de inventario de bares no funciona para un bar moderno. He aqui por que
Aunque el inventario de barras se puede llevar a cabo con una plantilla de hoja de calculo, en el mundo actual, acelerado y basado en datos, no es el metodo mas eficiente de gestion del inventario de barras. La hoja de calculo de inventario de barras es una herramienta para hacer un inventario manual y viene con una buena cantidad de problemas. El
error humano es el mayor inconveniente de la hoja de calculo de inventario de barras. Un producto mal contado u olvidado puede deshacer un inventario eficiente y no reflejar el stock real. Tambien requiere mucho trabajo y tiempo porque implica tener que verificar fisicamente cada articulo del stock y anotar meticulosamente sus detalles. Cuanto mas grande o mas disperso este el inventario, mas problematico se vuelve.
Por ultimo, el inventario de barras no se trata solo de tener que tomar recuentos de inventario. Tambien implica pronosticar las ventas para asegurarse de que haya suficientes existencias para atender a los clientes en un futuro proximo. La mejor manera de mantenerse a la vanguardia es cambiar a metodos modernos de control de inventario. Y la mejor manera de hacerlo es actualizar a un software de inventario para hacer un inventario. El software aporta velocidad, precision y precision al inventario de barras al automatizar el proceso. Lo que es mas importante, proporciona informacion critica sobre las operaciones que pueden ayudar a minimizar las perdidas y maximizar las ganancias.
Las mejores aplicaciones de inventario de bares:
- Bartender
- Glimpse InventoryPartender
- Bar/barra para perros
- Patrulla CopBar
- BevSpot Bevager
- Batidor de bar Keep
La gestión de inventario no tiene que ser un desastre de hojas de cálculo de inventario de barras.
Existe una forma más rápida y eficiente de hacer un balance. ¿Quieres saber qué es? Este artículo lo expone para usted.
Aplicacion de inventario vs. Hoja de calculo de inventario de barras- precision
Vamos a comparar los pros y los contras del sistema de inventario manual de barras con el software de inventario de barras. La hoja de calculo de inventario de barras necesita un inventario manual y la calidad del inventario manual determina la precision del inventario.
El conteo manual es un proceso largo, laborioso y complejo, repetitivo y aburrido. (Todavia tenemos que conocer a un tomador de acciones que se divierta en el trabajo). El personal de inventario tiene que anotar los niveles de licor con precision, y esto a menudo se hace observando o dimensionando una botella. Y como es repetitivo y aburrido, es propenso a cometer errores. Un tomador de existencias con ojos ensangrentados puede perder facilmente o contar dos botellas.
Un inventario preciso tambien depende de personal confiable, que no cubrira el robo, las bebidas gratis no autorizadas o el derrame manipulando los numeros. Por otra parte, asignar personal para que haga inventario manualmente los aleja de otras tareas productivas. A pesar de que la hoja de calculo del inventario de barras puede parecer rentable, requiere mas mano de obra y eso puede aumentar los gastos generales. Tenga en cuenta lo siguiente- hacer que el personal trabaje horas adicionales en los dias de existencias significara costos laborales mas altos!
Las aplicaciones de gestion de inventario, por otro lado, funcionan en conjunto con una serie de otras herramientas para mejorar la precision de los recuentos de inventario. Los escaneres de codigos de barras permiten que el tomador de existencias simplemente escanee el codigo de barras de una botella y el software de inventario registra automaticamente los detalles del articulo. Del mismo modo, las balanzas y boquillas Bluetooth o Wifi envian niveles precisos de botellas de licor a la aplicacion de inventario. No mas datos falsificados. Los sistemas automatizados rastrean el inventario de los miembros individuales del personal, lo que hace que el proceso de inventario sea mas transparente y que el personal sea mas responsable.
Aplicacion de inventario vs. Hoja de calculo de inventario de barras- velocidad y volumen
Uno de los beneficios de una aplicacion de inventario de barras sobre una hoja de calculo de inventario es la velocidad a la que se puede hacer el inventario. Al usar la plantilla de hoja de calculo, uno tiene que contar manualmente el inventario inicial, el inventario recibido y el inventario final. Pero las aplicaciones facilitan el trabajo, ya que los codigos de barras del inventario de licores solo deben escanearse y las basculas de licor deben anotarse sus medidas para garantizar un recuento de inventario mas rapido.
Cuando la facturacion de un restaurante es grande, el volumen de existencias utilizadas tambien es grande. Realizar un inventario de volumenes tan altos de forma manual e introducir los datos en una hoja de calculo requiere mucho trabajo y tiempo. Pero un sistema automatizado de inventario de bares actualizara el inventario de licores cada vez que haya una venta. Esto reduce las horas dedicadas a actualizar manualmente la hoja de calculo de inventario.
La aplicacion tambien se puede personalizar para un sistema de inventario multiusuario y los miembros del equipo pueden hacer un inventario en varios dispositivos al mismo tiempo para hacer el trabajo rapidamente. Los bares con multiples ubicaciones se beneficiaran especialmente de esto.
Aplicacion de inventario vs. Hoja de calculo de inventario de barras- integracion
Uno de los inconvenientes de usar una hoja de calculo de inventario de barras es mantener varias hojas de calculo de datos para diferentes categorias de productos. El gerente del bar tiene que contar este vasto y variado inventario con ordenes de compra y recibos, y calcular manualmente la variacion, el costo de vertido, la contraccion, la perdida, etc. Esto requiere el monitoreo y la verificacion cruzada de los diferentes sistemas en el bar, desde el pedido hasta el punto de venta. Tambien exige un calculo regular de numeros. Las habilidades matematicas superiores son cruciales para esta funcion! Naturalmente, la posibilidad de error es alta.
Pero el software de inventario moderno es un genio en el manejo de grandes conjuntos de datos. No importa cuan extenso sea el inventario, una aplicacion de gestion de inventario de bares es experta en monitorear los datos. Garantiza un sistema de primero en entrar, primero en salir para garantizar que el inventario mas antiguo se termine primero. De esta forma, se reducen las existencias obsoletas. Una aplicacion de inventario de barras senala en rojo el stock de movimiento lento para asegurarse de que no se pida con frecuencia. Puede emitir alertas sobre el agotamiento de las existencias y solicitar pedidos cuando las acciones alcanzan el nivel par.
Pero el software de inventario hace mas que solo administrar el recuento de inventario y calcular el uso. Integrado con el sistema de punto de venta o punto de venta de un restaurante, la gestion de inventario se puede optimizar con el software de administracion general de un restaurante. Puede procesar datos de inventario historicos para pronosticar las tendencias de ventas. De esta manera, ayuda a la empresa a determinar si se necesita mas o menos inventario en un dia determinado. Por ejemplo, puede recomendar pedir mas existencias de tequila antes del Dia Nacional del Tequila, si las ventas de tequila mostraron un aumento el ano anterior.
La tecnología ha recorrido un largo camino desde la hoja de cálculo del inventario de bares.
Si desea agilizar la gestión de su inventario, debe adaptarse a los tiempos. He aquí cómo.
Aplicacion de inventario vs. Hoja de calculo de inventario de barras- Acceso
Si bien una hoja de calculo de inventario de barras se puede compartir a traves de Google Docs, aun tiene ciertos inconvenientes. Ofrece acceso limitado a la entrada de datos y necesita que un usuario posea una cuenta de Google! Por otro lado, una aplicacion es independiente de la plataforma y puede otorgar acceso ilimitado a varios usuarios para el recuento de inventario. Los usuarios solo necesitan abrir la aplicacion en sus pestanas o telefonos inteligentes para realizar un balance en la barra o en sus multiples ubicaciones. Ademas, el propietario o el gerente pueden aplicar los controles de usuario para restringir el acceso a diferentes partes de la barra a quien elija.
La mayoria de aplicaciones de inventario se basan en la nube Esto les permite otorgar a los propietarios y gerentes de negocios acceso al recuento de inventario desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Un gerente de bar de vacaciones en Hawai puede calcular el uso, revisar las facturas y solicitar pedidos de proveedores para su bar en Chicago, desde una tumbona en la playa. Una aplicacion permite a una empresa realizar un seguimiento de la gestion de inventario y tomar decisiones comerciales para el bar desde cualquier rincon del mundo.
Mejor gestion del bar:
- El proceso de pedido se agiliza ya que la aplicacion de inventario de barras emitira alertas sobre el agotamiento de las existencias.
- Una aplicacion de inventario ayuda con las previsiones de ventas, en funcion de las tendencias de ventas pasadas archivadas por el sistema POS.
- La aplicacion mantiene un sistema de primero en entrar, primero en salir para garantizar que el inventario mas antiguo se termine primero. El
- inventario que no se usa con frecuencia no se pide con frecuencia.
Aplicacion de inventario vs. Hoja de calculo de inventario de barras- analisis
Una hoja de calculo es una herramienta barata y sencilla para administrar el inventario y puede ser util para una pequena empresa si no quiere hacer mas que contar botellas. Pero no puede hacer el trabajo pesado que exige la gestion de inventario de bares moderna. De todas las funciones que puede realizar una aplicacion de inventario, su capacidad para utilizar inteligencia artificial y analisis para procesar datos y producir informes y previsiones es la mas valiosa.
Puede procesar datos de inventario para predecir las tendencias de ventas, recomendar nuevos precios de menu y resaltar las practicas de inventario y barras que generan perdidas. El gerente de un bar detectara inmediatamente licores gratis y atrapara el robo. Puede hacerlo con la ayuda de alertas de problemas de la aplicacion cuando los niveles de inventario no coinciden con las ventas. Esto seguramente frenara las perdidas.
El software de inventario tambien puede pronosticar periodos ocupados para garantizar que el bar tenga el stock y el personal adecuados para atender a los clientes. Una empresa puede personalizar su experiencia del cliente mediante el seguimiento del historial de compras de un cliente y el envio de correos electronicos dirigidos en funcion de compras anteriores. Tambien se puede atraer a los clientes con alertas en las paginas de redes sociales.
De esto se desprende que el software de inventario no se limita al almacen. Desempena un papel mas importante en el bar moderno y se vincula con cada parte del sistema de gestion. El resultado- el recuento de existencias ofrece mejores ventas, reduce los costos y multiplica las ganancias.
La gestión del inventario puede ser una molestia y, si se hace mal, puede consumir sus ganancias.
Afortunadamente, hay algo mejor que una hoja de cálculo de inventario de bares para manejarlo.