Hoja de calculo de inventario de vinos- todo lo que necesita saber

Que es una hoja de calculo de inventario de vinos?

Una hoja de calculo de inventario de vino es un documento de inventario utilizado por los propietarios y gerentes de existencias de vino para ayudarlos a rastrear los niveles, los gastos y las ganancias del vino. Se gestionan manualmente, y el tomador del inventario introduce la informacion en las columnas correspondientes. Los vinos se pueden organizar por marca, cosecha, region, vinedo, fecha de compra, costo, fecha de maduracion, limite de envejecimiento, temperatura ideal del vino y notas de cata.


Las hojas de calculo de inventario pueden ser en papel o electronicas, con plantillas de Microsoft Excel, Hojas de calculo de Google y los populares programas de software Numbers de Apple que se utilizan para crearlas y editarlas. Las hojas de calculo del inventario de vino pueden ser utilizadas por propietarios de bodegas de pequenas empresas, bodegas en el hogar y pequenos restaurantes para administrar su inventario.

Para los propietarios de restaurantes y bares encargados de innumerables tareas, mantener un inventario separado para el vino puede resultar oneroso, confuso y llevar mucho tiempo. (Los vinos, licores y cervezas normalmente se inventarian por separado en un establecimiento minorista). Pero con las herramientas de inventario adecuadas, la coleccion de vinos y el recuento de botellas de vino de un bar se pueden organizar y controlar facilmente. Ademas, no todos los propietarios de restaurantes o bares, o los conocedores de vinos individuales tienen acceso al software de gestion de inventario. Las hojas de calculo de inventario de vino proporcionan una solucion de inventario economica para esas personas.

Por que necesito una hoja de calculo de inventario de vinos?

Los vinos son una inversion costosa y los gerentes de las bodegas deben asegurarse de que cada botella este optimizada. Por eso, la gestion del inventario de vinos es de suma importancia. Una hoja de calculo de inventario de vinos, ya sea una hoja de calculo de Excel o Google Sheets, es una herramienta de recopilacion de datos de bajo costo que puede brindarle toda la informacion que necesita sobre su bodega.
Aqui hay 5 razones por las que los gerentes de bodegas deben mantener hojas de calculo de inventario-

• Seguimiento de los tipos de vino en una bodega

Los coleccionistas de vino y los propietarios de bares y restaurantes a menudo utilizan bodegas para almacenar sus botellas de vino. Cada botella viene armada hasta los dientes con un conjunto de puntos de venta- productor, variedad, cosecha, nombre, vinedo, pais, region, subregion, pueblo/pueblo, tamano de botella, numero de botellas compradas, fecha de compra, fecha de caducidad, fecha de uso y notas de cata. Los vinos se pueden agrupar de acuerdo con cualquiera de estos criterios en la bodega para que sea mas facil localizarlos e inventariarlos. Una hoja de calculo puede incluso tener una columna separada para la ubicacion de la bodega, lo que ayuda al tomador de existencias a identificar si un vino esta almacenado en la parte trasera izquierda de la bodega o en la parte delantera derecha, y asi sucesivamente.

• Seguimiento del envejecimiento y la madurez del vino

No todos los vinos necesitan envejecer durante anos para mejorar su sabor. Algunos vinos se elaboran para consumirse en poco tiempo. Cuando se registra la fecha de vencimiento o madurez de un vino y se encuentra facilmente disponible, es mas probable que el vino se consuma en el momento adecuado. Sin embargo, si se pasa por alto esta informacion vital, el vino puede olvidarse en la bodega y terminar echandose a perder y tener que desecharlo. Una hoja de calculo de inventario de vinos puede evitar el desperdicio y la perdida.

• Seguimiento de compras y ventas

Una pequena empresa puede utilizar una hoja de calculo de inventario para agilizar su negocio y crecer. Puede rastrear la demanda de los clientes al identificar los vinos que se venden bien por copa o botella, e impulsar esos pedidos por encima de los vinos que se mueven con lentitud. Al calcular el costo de vertido de un vino (precio minorista como porcentaje del costo de la botella), puede fijar el precio del menu, planificar campanas de marketing y promocion para impulsar los vinos que se mueven lentamente e identificar el stock muerto. La perdida de vino por bebidas gratuitas no autorizadas, derrames y hurtos tambien se puede detectar y prevenir al aumentar los numeros en una hoja de calculo de inventario.

Como hacer un inventario de vinos utilizando una hoja de calculo de inventario de vinos?

El inventario de vinos implica la organizacion y el seguimiento de botellas de vino en un restaurante o bodega. Hay formas y formas de inventariar el vino utilizando una hoja de calculo de inventario de vinos, cada una segun el metodo organizativo que usted, como propietario de una bodega o gerente de bar o restaurante, encuentre mas efectivo. Aqui hay tres metodos muy sencillos para empezar-
1. Contar botellas y dividirlas en dos categorias-
Unidad individual- las botellas selladas y llenas se cuentan como botellas de una sola unidad.
Botellas abiertas- las botellas que estan medio llenas se pueden escribir como 0.5%, lo que significa que estan llenas al 50%. Si la botella esta un cuarto llena, introduzcala como 0.25%, es decir, 25% de vino sobrante en la botella.
2. Uso optimo del contenedor de vino- el
vino en una bodega se puede inventariar de acuerdo con los contenedores o estantes de vino que los sostienen. Los contenedores a su vez se pueden organizar por variedad, region, productor o fecha de vencimiento. Tambien se pueden etiquetar en la hoja de calculo segun la ubicacion en el sotano o bar- atras a la izquierda, sala de estar, etc.
3. Uso de etiquetas de vino-
las etiquetas de vino contienen informacion relacionada con la fabricacion, la region y las notas de cata de un vino. Se puede ingresar la misma informacion en la columna de etiquetas de la hoja de calculo del inventario, lo que facilita la seleccion de vino para una temporada, ocasion o demanda de los clientes en particular.

Donde puedo encontrar las mejores hojas de calculo de inventario de vinos?

Es facil crear sus propias plantillas de hoja de calculo de inventario de vinos a partir de una variedad de opciones disponibles en linea, muchas de las cuales son gratuitas. Sitios como Pinterest y Reddit tienen decenas de ideas para aquellos interesados en crear sus hojas de calculo de inventario desde cero. Si no tienes tiempo para ese tipo de cosas, puedes descargar una plantilla de hoja de calculo y usarla de forma digital o impresa. Algunas plantillas se pueden modificar, lo que le permite editar los archivos y agregar nuevas columnas de acuerdo con sus necesidades de inventario. Hemos reunido a los mejores de ellos aqui.
1. Microsoft Office
My Wine Collection es una hoja de calculo de Excel de descarga gratuita. Sus categorias preestablecidas incluyen el nombre del vino; bodega/vinedo; dulce/seco; color; instrucciones para servir; porcentaje de alcohol; valor de mercado de la botella; y asi sucesivamente. Esta plantilla rudimentaria es la mas adecuada para inventarios basados en el hogar.

2.Binwise

La empresa de soluciones de gestion de inventario, Binwise, ofrece una hoja de calculo de inventario de vino editable y de descarga gratuita en su sitio web. La hoja de calculo se puede utilizar en Google Sheets o Microsoft Excel. Viene con pestanas rojas y blancas, junto con columnas para el costo, el recuento y el formato.
3. Spreadsheetman.com
El rastreador de inventario de botellas de vino de Spreadsheetman es una lista de inventario completa, con tres pestanas- lista de botellas; botella por pais y cosecha; degustaciones. Cada pestana tiene un formato atractivo, con una amplia gama de categorias, incluida una columna para la calificacion en la hoja de degustaciones. Disponible como opcion de solo lectura en Hojas de calculo de Google, se puede solicitar acceso para editar al propietario. Alternativamente, cada pestana de hoja se puede copiar simplemente en un documento nuevo. Las plantillas con funciones mejoradas se pueden comprar en el sitio.

Como puede una hoja de calculo de inventario de vinos influir en los precios del menu

El vino es un alcohol premium y servir vino puede convertirse en un negocio rentable. Pero solo cuando el precio es correcto. La hoja de calculo del inventario de vinos desempena un papel crucial en la fijacion de precios de los vinos para Los restaurantes informales suelen almacenar entre 10 y 12 variedades de vinos en su inventario de vinos y, por lo general, lo venden entre un 200% y un 300% mas que el precio al por mayor. Una botella de $15, por ejemplo, se venderia entre $55 y $75 en un resto-bar. Pero un concepto de cena fina puede gestionar facilmente un margen de beneficio del 300% al 400%.
Los restaurantes suelen vender vino por copa o botella. Una vez que se decide el margen de beneficio minorista de una botella, establecer el precio del menu de la botella es obvio. Sin embargo, el vino por copa es un juego de pelota diferente. Ofrece a los propietarios de bares una oportunidad de fijacion de precios unica que puede aumentar las ganancias y minimizar el desperdicio. Consideremos un ejemplo- supongamos que compra diez botellas de vino al precio mayorista de $10 por botella y sirve una copa de vino a $10. Una botella de vino sirve hasta cinco copas de vino. Por lo tanto, cada botella ganara $50, cosechando una ganancia de $40 por botella. Al recopilar todas las estadisticas de ventas en una sola pagina, una hoja de calculo de inventario de vinos puede ayudar a calcular el costo de vertido y establecer margenes de beneficio facilmente.
Una hoja de calculo tambien puede rastrear los cambios estacionales en la demanda de los consumidores, destacando las variedades populares. En verano y primavera, por ejemplo, la bebida alcoholica preferida es la sangria, dulce, afrutada y fria con vino como ingrediente principal. En Navidad, los restaurantes sirven vino caliente. Es un vino tinto sazonado con hierbas aromaticas como canela, anis estrellado, rodajas de naranja y clavo de olor. Quizas a la clientela de un bar o restaurante en particular no le guste el vino caliente. El seguimiento de las ventas de la variedad particular de vino tinto utilizado en las preparaciones de vino caliente le permitira al propietario del bar saber si es necesario pedir mas vino o no. Del mismo modo, el propietario de un bar puede repensar los precios y conjurar campanas promocionales y maridajes de alimentos especiales para hacer avanzar los vinos impopulares mediante el estudio de la hoja de calculo del inventario.

Que es mejor? Una hoja de calculo de inventario de vinos o una aplicacion de inventario de vinos?

Aqui hay 3 razones para elegir una aplicacion de hoja de calculo de inventario de vino en lugar de una impresion-

1. Las hojas de calculo impresas tienen un uso limitado-

a medida que crecen sus existencias de vino, su hoja de calculo de inventario de vinos tambien crecera. Las necesidades de su organizacion pueden volverse mas complejas, teniendo en cuenta varios tipos de vino, mayores ubicaciones de almacenamiento o varios establecimientos minoristas. Una aplicacion de inventario de vinos puede acomodar nuevos puntos de datos, sin derramarse en los margenes, algo de lo que tendra que preocuparse con una hoja de calculo en papel. Las hojas de calculo basadas en aplicaciones tampoco se mancharan ni se estropearan, lo que significa que sus registros estan seguros.

2. Acceso en cualquier momento-
una aplicacion de hoja de calculo de inventario basada en la nube tambien le brinda acceso a los datos de su inventario en cualquier momento y en cualquier lugar, con acceso autorizado a varios usuarios (rastreables) para actualizar el inventario. Ademas, los datos se pueden integrar con su sistema POS (punto de venta), lo que le brinda una vision general de su negocio diario.

3. Papeleo de hoja de calculo-
Ya sea que sea propietario de una bodega personal o administre una bodega comercial, tendra que realizar un seguimiento de sus ordenes de compra. Es posible que desee calcular el desembolso total en su historial de pedidos para, por ejemplo, el ano pasado o una variedad en particular. Los minoristas tambien tienen que calcular las ventas y analizar los resultados finales. Esto implica un poco de matematicas. El software de inventario hace los calculos por usted, de forma inmediata y sin errores.
4. Las hojas de calculo en papel necesitan una entrada de datos manual-
una aplicacion de hoja de calculo de inventario de vinos utiliza escaneres de codigos de barras para obtener y administrar los datos. Estos escaneres almacenan informacion detallada sobre cada botella de vino en una bodega, incluido el varietal y el precio minorista, sin que nadie tenga que anotarlos. Junto con basculas de pesaje con Bluetooth o WiFi, registran automaticamente las existencias de vino y transfieren las medidas sin problemas a una base de datos central.

Cuando deberia pasar de una hoja de calculo de inventario de vinos a una aplicacion?

Mientras sus existencias de vino sean modestas y manejables por unos pocos pares de manos, una simple hoja de calculo de inventario esta bien. Pero si desea ampliar su bodega y/o su negocio, o si planea aventurarse en nuevos mercados, debe pasar de una hoja de calculo de inventario de vinos a una aplicacion de inventario de vinos. Si bien una hoja de calculo de inventario de vinos puede ayudar a auditar la entrada y salida de vino del dia a dia, resulta vergonzosamente corta cuando se multiplican las botellas o las necesidades comerciales. Un software de gestion de vinos adecuado satisface las necesidades comerciales de extremo a extremo, desde el pedido hasta el repedido.

Los huespedes recibiran un mejor servicio cuando la informacion que buscan sobre un vino en particular si se les ofrece con prontitud. O cuando se hacen las recomendaciones correctas, basadas en notas de cata de facil acceso. Estas son las caracteristicas que puede proporcionar una aplicacion de inventario de vinos.
Integrado con el sistema POS de un restaurante o bar, las preferencias del cliente y los detalles de contacto se pueden registrar para marketing dirigido. Esto ayudara a crear una clientela dedicada. Las alertas de existencias bajas recogidas por la aplicacion de inventario garantizan que las botellas nunca se sequen, mientras que las alertas de existencias muertas guian mejores decisiones de pedido para el futuro. Pero el argumento ganador para las aplicaciones de inventario de vino tiene que ser la velocidad y la eficiencia, ahorrando tiempo en el inventario y evitando errores de inventario.